Organiser un séminaire à Deauville en 12 étapes

Pour réussir votre séminaire à Deauville, vous devrez nécessairement suivre certaines étapes indispensables. Ce sont ces dernières qui vont vous permettre de définir vos besoins que vous communiquerez à l’agence événementielle qui organisera votre convention. Car oui, il est indispensable de faire appel à une agence réceptive basée à Deauville pour organiser un séminaire de qualité. Voyons ensemble les 12 étapes pour organiser un séminaire à Deauville.

Le budget pour organiser un séminaire à Deauville

La première étape lorsque vous décidez d’organiser un séminaire à Deauville sera d’établir un budget bien entendu. En fonction du montant que votre société alloue à l’organisation de cet événement, vous serez en mesure de passer aux étapes suivantes : choix du lieu, de la durée, de la qualité des prestations. Combien coûte un séminaire à Deauville ? Comptez en moyenne 400 euros par personne par période de 24h sur place pour un événement de qualité

Le choix de la date

La date est également un élément que vous devez prendre en compte pour organiser une conférence à Deauville. Pour choisir la bonne date, il sera nécessaire de prendre en considération:

  • la disponibilité de vos collaborateurs et des intervenants externes ;
  • le calendrier officiel (plus précisément connaître les jours fériés) ;
  • la saisonnalité (déterminer la date en fonction de la saison pour adapter les activités à organiser).

Pour ce dernier point, il est déconseillé de prévoir un événement d’une telle envergure les mois d’été à Deauville. Aussi, vous devez considérer le calendrier des événements. Prenez donc la peine de vous renseigner par exemple sur les dates du Festival du Film Américain en septembre.

Les mois les plus propices pour organiser un séminaire à Deauville sont au printemps, à l’automne et au début de l’hiver. Le mois de septembre est également idéal en dehors du festival du film américain.

La durée du séminaire à Deauville

Prévoir la durée de votre séminaire vous aidera à vous organiser au mieux ; ceci, aussi bien par rapport aux besoins de votre entreprise, aux sujets que vous devez aborder, qu’au budget que vous souhaitez allouer. Certains séminaires durent 24h alors que d’autres s’étendent sur 5 jours.

Quelle que soit la durée de votre événement, vous devrez veiller au bien-être de vos collaborateurs. Un séminaire qui dure plusieurs jours peut être difficile à vivre pour certains d’entre eux. C’est la raison pour laquelle il est préférable de se limiter à un séjour de 3 jours et 2 nuits.

Le nombre de participants

Le nombre de participants à votre événement vous permettra de prévoir le budget et de sélectionner les prestations, notamment l’hébergement. Vous pouvez aussi, à travers cela, choisir convenablement les salles de réunion, les moyens de transport et autres activités durent le séminaire. Prévoyez une marge de plus ou moins 5% en fonction des désistements mais aussi des nouvelles recrues.

Où dormir lorsque vous organisez un séminaire à Deauville ?

Sélectionner les hébergements est également un élément d’une importance capitale pour l’organisation de votre séminaire à Deauville. Pour faire un bon choix, l’idéal est d’entrer en contact avec une agence. En réalité, vous baser uniquement sur vos recherches internet pourrait être désavantageux sur de nombreux points.

En effet, seule une agence locale sera en mesure de vous proposer les établissements les plus adaptés en fonction de nombreux critères. Voici les détails à préciser à votre agence :

  • Le nombre de chambre?
  • Doubles, Twin ou individuelles ?
  • Combien de salles de réunion avez-vous besoin ?
  • Plénière ? Salles de sous-commissions?
  • Quelle est la capacité de chaque salle de réunion ?
  • Combien de déjeuners et de dîners souhaitez-vous prendre sur place ?
  • Combien de déjeuners et de dîners souhaitez-vous prendre en extérieur?
  • Quelle est la distance de l’hébergement par rapport au centre-ville, à l’aéroport ou à la gare ?
  • L’hébergement dispose-t-il d’un parking privé ?
  • Dispose-t-il d’un espace lounge ?
  • Dispose t-il d’un accès et de facilités pour les handicapés?
  • A t-il des prestations de confort ? Bar, piscine, Spa, salle de sport

Toutes les réponses à ces questions permettront à votre agence qui sera en charge d’organiser votre séminaire à Deauville de vous proposer les hôtels les mieux adaptés.

Où manger pendant un séminaire à Deauville ?

Faire le meilleur choix de restaurant pour votre séminaire à Deauville peut également être compliqué. Vous devez penser à plusieurs aspects de la restauration avant d’organiser votre événement. Vous aurez au minimum 3 repas sur place, voire beaucoup plus si vous restez 5 jours. Il vous faudra alors déterminer :

  • le nombre de repas à l’hôtel et le nombre de repas à l’extérieur
  • type de soirée à organiser pour les dîners . Il peut s’agir d’un dîner classique, d’un gala ou encore d’une soirée avec spectacle.
  • le type de repas que vous souhaitez et bien entendu le budget affecté à ce poste
  • pensez aux restrictions alimentaires de vos collaborateurs (religion, intolérances, allergies)

Ces facteurs vous aideront à détailler le plus possible vos besoins afin que l’agence vous sélectionne des prestations au plus proche de vos attentes. Pour créer une ambiance plus détendue pendant votre événement, vous pouvez aussi prévoir quelques cocktails et des buffets.

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Quel est le planning idéal de l’incentive?

Établir un planning avant d’organiser un séminaire à Deauville est crucial pour un événement d’une telle envergure. Cela vous permettra de définir le temps qui sera consacré aux réunions, aux activités et à la détente. Vous devez donc déterminer le nombre de demi-journées de réunion. Cela vous aidera aussi à identifier le nombre de pauses-café. Il devra en être de même pour les temps libres et les demi-journées d’activité.

Les salles de réunion pour un séminaire à Deauville

Le choix des salles de réunion vous permettra de choisir au mieux vos hôtels. Pour les collaborateurs en grands nombre, il y a des hôtels à Deauville qui propose entre 4 et 5 salles de réunion équipées. Tout ce que vous avez donc à faire est de définir vos besoins et de sélectionner les hôtels les plus convenables.

Toutefois, il faudra également veiller à préciser le matériel dont vous avez besoin et faire attention au tarif exigé par les hôtels pour les prestations audiovisuelles. Sur ce point, la plupart d’entre eux font appel à des sous-traitants. Pour effectuer un choix optimal, posez-vous les questions ci-après :

  • Quelle est la capacité de la salle plénière ?
  • Quel est le nombre de sous-commissions ?
  • Les salles sont-elles dotées de vidéoprojecteur ? Si oui, combien ?
  • Y a-t-il de la sonorisation et des micros dans la salle ?
  • Des cabines de traduction sont-elles présentes ?
  • Les salles sont-elles dotées d’estrades et de pupitres ?
  • La connexion internet est-elle disponible ?

Encore une fois, nous ne pouvons que vous conseiller de faire appel à une agence locale pour organiser votre séminaire à Deauville. De très nombreuses questions relatives à vos espaces de réunion sont à soulever. La lumière du jour pour le bien-être de vos collaborateurs par exemple.

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Les activités à Deauville pour un séminaire

Prévoyez toujours une à deux demie-journées dédiées aux activités pendant votre séminaire à Deauville. Cela vous permettra non seulement de fédérer vos équipes, mais aussi d’améliorer la cohésion de celle-ci. Pour le faire, il faudra définir au préalable, le type d’activité que vous souhaitez mener. Vous pouvez donc opter pour :

  • les activités sportives
  • des activités culturelles
  • les activités ludiques
  • des activités de team building

Si vous avez un nombre de collaborateurs élevé, votre agence saura vous proposer les meilleures activités adaptées aux grands groupes. Le mieux serait de proposer une activité de team building originale. À ce titre, celle qui est la plus plébiscitée à Deauville est la chasse au trésor dans le domaine ludique, la réalisation d’un logo humain en drone sur la plage pour la cohésion et le jeu au théâtre pour la prise de confiance en soi.

Où faire une soirée de gala lors d’un séminaire à Deauville ?

Si vous prévoyez une soirée de gala lors de votre séminaire, vous devez identifier le budget adapté. Pendant l’organisation, assurez-vous de prendre en compte tous les détails de ce type de soirée. Pour ce faire, vous devez vous faire aider par une agence locale. Elle vous permettra de déterminer le type de soirée qui serait idéale pour vos collaborateurs. L’agence Model Week Travel, la référence à Deauville, pourra par exemple mettre à votre disposition des villas exceptionnelles pour organiser votre soirée de Gala.

Les transports lors de votre événement

Autre point qu’il vous faudra aborder : le transport :

  • l’acheminement depuis votre ville d’origine : le train, l’avion, la voiture ;
  • des transferts de l’aéroport ou des hôtels ;
  • des transports internes (pour vous déplacer d’un lieu à autre dans la ville).

Le plus souvent, l’agence locale que vous contacterez prendra en charge le déplacement des aéroports aux hôtels et des restaurants aux activités. L’acheminement cependant est à votre charge. Cela vous évitera d’investir des frais supplémentaires pour des dossiers de prise en charge ou de faire appel à des agences de transport.

Les détails à ne pas oublier dans l’organisation d’un séminaire à Deauville

Ces points sont de deux ordres. Il y a les détails liés à l’organisation du séminaire et les détails liés aux collaborateurs.

Sur le premier point, il est important de ne pas omettre le matériel que vous devez utiliser avant le séminaire. Il serait en effet inopportun que votre séminaire commence sans que votre matériel ne soit arrivé sur place. Pour cela, vous pouvez prévoir un certain délai pour éviter toute surprise.

Sur le second point, assurez-vous de prendre en compte les allergies de vos collaborateurs et le bien-être des personnes à mobilité réduite. Veillez également aux restrictions alimentaires et aux préférences religieuses des membres de votre équipe. Communiquez ensuite toutes ces informations à l’agence organisatrice afin qu’elle prenne les dispositions idoines.

Conclusion, conseils et contacts pour organiser votre séminaire à Deauville

L’organisation d’un séminaire à Deauville doit être confiée à des professionnels pour ne rien laisser au hasard. Ces spécialistes de l’événementiel ont l’expérience de très nombreux événements et sauront vous préparer un séjour idéal. Mais pas que…

En effet, on pense souvent que pour un simple événement, on peut s’occuper en interne de l’organisation : réserver un hôtel, les billets de train et les restaurants. L’hôtel se charge de tout pensons-nous. Mais que se passe t-il si un de vos intervenants est bloqué à l’aéroport ? Si un de vos collaborateurs tombe malade ou se blesse? Si votre matériel de présentation n’arrive pas à temps, si la météo est capricieuse et votre activité est annulée? Ce ne sont que quelques exemples parmi des centaines que nous avons pu recenser. Pour éviter toute surprise, vous devez absolument faire appel à une agence LOCALE pour organiser votre séminaire à Deauville, quelle que soit votre destination.

Prenez par exemple à Deauville l’agence Model Week Travel, partenaire de la mairie de Deauville : Ils travaillent en synergie avec un médecin généraliste, ils créent eux-mêmes leurs propres activités pour être plus réactifs en cas d’imprévus, toute leur équipe est sur place et connait parfaitement la ville. Tout ceci est pour vous un gage de confiance et de qualité. N’hésitez pas à les contacter :

contact@convention-deauville.com

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